Informační memorandum

INFORMAČNÍ MEMORANDUM PRO ČLENY ČESKÉ ASOCIACE ESPORTU, Z.S.

1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ

1.1 Spolek Česká asociace esportu, z.s., se sídlem Vrbova 1427/19, Braník, 147 00 Praha 4, IČ: 01920227, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze sp. zn. L 69399 (dále jen „spolek“) tímto vydává informační memorandum o zpracování osobních údajů svých členů (dále jen „memorandum“) s cílem poskytnout svým členům základní informace o zpracování jejich osobních údajů.

1.2 Spolek je oprávněn toto memorandum jednostranně měnit, doplňovat či aktualizovat, a to zejména v návaznosti na změny příslušných právních předpisů, doporučení příslušných dozorových orgánů a/nebo v zájmu zajištění cílů spolku v oblasti ochrany osobních údajů. Přestože Vás budeme o změnách a doplněních tohoto memoranda vhodným způsobem informovat, doporučujeme, abyste se s aktuálním zněním memoranda pravidelně seznamovali.

1.3 Toto memorandum je určeno pro Vás, jakožto členy našeho spolku. Pro existenci Vašeho členství v našem spolku (včetně obdobných vztahů) a plnění práv a povinností z tohoto vztahu musíme zpracovávat Vaše osobní údaje. Při zpracování Vašich osobních údajů postupujeme pouze v souladu s právními předpisy.

2. KONTAKTNÍ ÚDAJE SPOLKU

2.1 Budete-li mít jakékoliv dotazy týkající se problematiky zpracování Vašich osobních údajů a jejich ochrany, kontaktujte nás prostřednictvím:

•              telefonního čísla: 603 399 803;

•              na e-mailové adrese: info@esport.cz;

•              prostřednictvím webového formuláře na adrese www.esport.cz;

•              po předchozí domluvě v sídle spolku Vrbova 1427/19, Braník, 147 00 Praha 4.  

3. ZÁKLADNÍ POJMY

3.1 Na úvod Vám přiblížíme pár pojmů, které jsou v problematice ochrany osobních údajů důležité, a které v tomto memorandu používáme:

„osobní údaj“

znamená jakýkoliv údaj, na základě kterého je možné identifikovat konkrétní osobu, zejména se jedná o identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště aj.), kontaktní údaje (telefonní číslo či emailová adresa), profilové údaje (pohlaví, preferovaná hra), ověřovací údaje (přihlašovací jméno a heslo), a další údaje;

„správce“

znamená náš spolek, jelikož určujeme účel zpracování Vašich osobních údajů a prostředky zpracování Vašich osobních údajů;

„předpisy o ochraně osobních údajů“

znamená příslušné právní předpisy o ochraně osobních údajů, zejména nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES a platný a účinný český zákon upravující ochranu a zpracování osobních údajů;

„zpracování“

znamená jakékoliv nakládání s osobními údaji, zejména získávání osobních údajů od zaměstnanců, zadávání osobních údajů do systému, předávání osobních údajů partnerům, ale i nahlédnutí do dokumentu, který obsahuje osobní údaje a další;

„zpracovatel“

znamená jakoukoliv fyzickou či právnickou osobu, která zpracovává osobních údaje pro spolek (např. personální agentura, externí účetní, dodavatelé softwarových a cloudových systémů); a

„člen“

znamená jakoukoliv fyzickou osobu, ať již zletilou či nezletilou, která se na základě vyplnění registračního formuláře stane členem spolku.

 

4. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ BEZ VAŠEHO SOUHLASU

4.1 Spolek zpracovává Vaše osobní údaje obsažené zejména v registrační/členské dokumentaci, jíž bylo založeno Vaše členství (či jiný) vztah a popřípadě další osobní údaje, které v souvislosti s členstvím spolek o Vás získá nebo které spolku sami poskytnete.

4.2 Spolek zpracovává Vaše osobní údaje, které od Vás získá v souvislosti s Vaším členstvím, na základě následujících právních důvodů:

  1. plnění zákonných povinností;
  2. plnění práv a povinností vyplývajících z Vašeho členství ve spolku; a
  3. ochrany práv a oprávněných zájmů našeho spolku.

Oprávněnými zájmy našeho spolku jsou zejména (i) vedení seznamu členů, (ii) ochrana majetku a bezpečnosti (např. evidence vstupu do sídla spolku), (iii) ochrana oprávněných zájmů spolku (např. vymáhání pohledávek), (iv) propagace spolku (např. mediální prezentace).

4.3 Spolek zpracovává Vaše osobní údaje za následujícími účely:

  • uzavření, změnu či ukončení smluvního vztahu s Vaší osobou (včetně předsmluvního vyjednávání), vzdělávání a školení členů, poskytování členských benefitů, evidence komunikace mezi členy a spolkem, vedení seznamu členů, přihlašování na soutěže organizované spolkem;
  • plnění Vašich členských povinností;
  • realizace povinných auditů, archivnictví a součinnosti s orgány veřejné moci;
  • ochrany právních zájmů spolku, zejména zajištění ochrany majetku a bezpečnosti ve spolku či vymáhání nároků spolku vůči Vám či třetím osobám nebo při bránění svých zájmů;
  • propagace spolku prostřednictvím sociálních sítí (např. Linkedin, Interest, Instagram, Facebook či Vimeo) a dále prezentace v tištěných médiích či u obchodních partnerů spolku. Vaše osobní údaje za tímto účelem jsou zpracovávány v omezeném rozsahu, a to nanejvýš Vaše jméno a příjmení a přezdívka.

5. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ S VAŠÍM SOUHLASEM

5.1 Vaše osobní údaje zpracováváme též na základě Vašeho souhlasu s jejich zpracováním, a to v případě, že nám Váš souhlas se zpracováním osobních údajů poskytnete. V takovém případě pak zpracováváme dotčené osobní údaje pouze pro účely zpracování osobních údajů, pro které nám Váš souhlas poskytnete.

5.2 Poskytnutí Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů je zcela dobrovolné a máte tak právo Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů kdykoliv odvolat.

5.3 Zpracování Vašich osobních údajů na základě souhlasu smí být využito pouze výjimečně a za splnění striktní podmínky, že neudělení Vašeho souhlasu na Vás nebude mít žádný negativní dopad ze strany spolku.

6. PŘÍJEMCI VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

6.1 Spolek Vaše osobní údaje může v některých případech předávat dalším fyzickým či právnickým osobám, tzv. příjemcům. Jedná se zejména o orgány státní správy, střešní sportovní organizace v ČR a zahraničí (např. Český olympijský výbor, Mezinárodní asociace eSportu), pořadatele turnajů, ale i o obchodní partnery spolku či zpracovatele. Máte právo si vyžádat aktuální seznam kategorií všech příjemců Vašich osobních údajů.

6.2 Vaše osobní údaje mohou být v souvislosti s některými činnostmi souvisejícími s členstvím spolku v mezinárodních sportovních asociacích zpracovávány jak v zemích EU (či zemích zajišťujících dostatečnou bezpečnost osobních údajů), tak i v jiných zemích, tj. zemích, jejichž zákonodárství dle předpisů EU nezaručuje obdobný standard ochrany osobních údajů, a proto spolek uzavře smlouvu o zpracování nebo předání osobních údajů odpovídající standardním smluvním doložkám. 

 

7. DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

7.1 Spolek je oprávněn zpracovávat Vaše osobní údaje po dobu trvání Vašeho členství ve spolku a po jeho skončení po přiměřenou dobu, jak vyplývá z oprávněných zájmů spolku nebo příslušných právních předpisů, není-li uvedeno jinak. Po vypršení této lhůty je spolek oprávněn zpracovávat Vaše osobní údaje pouze pro účely archivace. Zákonné archivační lhůty se liší. V zásadě však zpracováváme Vaše osobní údaje pouze po dobu existence Vašeho členství ve spolku, není-li právními předpisy určeno jinak.

7.2 Spolek je oprávněn zpracovávat Vaše osobní údaje na základě souhlasu po dobu, dokud souhlas neodvoláte. V ojedinělých a odůvodněných případech může v této souvislosti vzniknout potřeba uchovávat Vaše osobní údaje po delší dobu.

8. VAŠE PRÁVA

8.1 Vzhledem k tomu, že ochrana Vašich osobních údajů je pro nás prioritou, ctíme Vaše práva, která vyplývají ze zpracování Vašich osobních údajů, a to: (a) právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů; (b) právo na přístup k osobním údajům; (c) právo na opravu a doplnění osobních údajů; (d) právo na výmaz (tzv. právo být „zapomenut“); (e) právo na omezené zpracování; (f) právo na přenositelnost údajů; (g) právo vznést námitku; (h) právo na náhradu újmy.

8.2 V případě pochybnosti o zákonném zpracování Vašich osobních údajů či nevyhoví-li spolek vaší žádosti týkající se Vašich osobních údajů, máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů jako dozorový úřad v oblasti ochrany osobních údajů.

8.3 Pokud byste některým informacím uvedených v tomto memorandu nerozuměli či se chtěli zeptat na relevantní informace týkající se zpracování Vašich osobních údajů, neváhejte se na náš spolek s těmito dotazy či žádostmi obrátit.

Podáním přihlášky ke členství ve spolku berete na vědomí, že jste povinen / povinna zajistit, aby všechny Vaše osobní údaje zpracovávané spolkem byly přesné a aktuální. V této souvislosti jste povinen / povinna oznámit spolku každou změnu Vašich osobních údajů nejpozději do osmi (8) pracovních dnů od okamžiku, kdy změna nastala.

Podáním přihlášky ke členství ve spolku berete na vědomí, že neposkytnutí Vašich osobních údajů může mít za následek nevzniknutí Vašeho členství ve spolku.

V neposlední řadě nám tímto potvrzujete, že jste se seznámil / a s obsahem tohoto memoranda a porozuměl/a jste mu.